به گزارش ایسنا، بنابراعلام داده پردازان کوشای پاسارگاد، عوامل کلیدی موفقیت در مدیریت فرایند کسب و کار شرایطی هستند که برای اجرا و پیاده سازی موفق مدیریت فرایند کسب و کار  و در نهایت مکانیزه کردن فرایندها باید فراهم باشند که در ادامه برخی از این عوامل توضیح داده شده اند.

توسعه تیم و کار تیمی:

هر تیم متشکل از افرادی است که با مهارت های مکمل یکدیگر متعهد به انجام برخی وظایف برای دستیابی به اهداف مشارکتی خود می کنند. یکی از مهمترین نتایج پذیرش رویکرد فرایندی آن است که ساختارهای سازمانی را به ساختار فرایندی تغییر و به نقش کار تیمی در فرایندها اهمیت می دهد.

در بسیاری از پژوهش های انجام شده تشکیل تیم های فرایندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیت های فرایندها هستند به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت BPM در نظر گرفته شده است.

ارتباطات و آگاهی:

فرایندها از بازیگرانی ایجاد شده که با یکدیگر دارای ارتباط هستند. در صورتی که ارتباط ضعیفی در سازمان ها وجود داشته باشد احتمال موفقیت در  پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار وجود نخواهد داشت. ارتباط موثر شامل حفظ اشتیاق، درک نقش ها و مسئولیت ها در فرایند و مشارکت کامل کارکنان به منظور افزایش قابلیت های آنان می باشد.

نقشه فرایند:

ایجاد نمودار فرایندها یکی از وظایف مهم در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار است. بسیاری از سازمان ها به دلیل نبود وضوح جریان کار درون سازمان در درک فرایندها موفق نیستند.

هدف از ترسیم نقشه فرایند ایجاد درک بالا  میان مالکان و بازیگران فرایند درباره اینکه  هر فرایند چگونه کار می کند و ابزار مقدماتی برای تحلیل فرایندها می باشد.

تمرکز بر مشتری:

مشتریان هر سازمانی از مهمترین ذینفعان آن سازمان هستند که باید نیازهای حال و آینده آنها شناسایی شود و  سازمانها در جهت تحقق آنها تلاش کنند. به طور کلی مالکان فرایندها نه تنها باید نیازهای مشتریان داخلی و خارجی خود را بدانند بلکه باید بدانند مشتریان آنها دقیقا چه کسانی هستند و برای پاسخگویی به انتظارات و خواسته های آنان برنامه های مشخصی تدوین کنند.

در نتیجه مالکان فرایندها باید اطمینان داشته باشند که زیر فرایندی به نام الزامات مشتریان در فرایند کسب و کار انجام می شود. یکی از ویژگی های مدیریت فرایند موفق توجه آگاهانه به مشتریان و نیازهایشان است.

معیارعملکرد فرایند:

هر سازمان بر مبنای ماموریتی که دارد می تواند عملکرد خود را مورد ارزیابی قرار دهد. فرایندهای کلیدی در سازمان ها برای تحقق ماموریت و اهداف و عملکرد بالای سازمان کلیدی هستند.

اغلب تعیین معیارهای مناسب به اندازه دستیابی به خود هدف، سخت و مشکل است. از گام های کلیدی در مدیریت فرایند ایجاد معیارهای مناسب فرایند می باشد.

پشتیبانی مدیریت ارشد :

مدیریت ارشد باید فعالیت خود را با درک آن که مدیریت فرایند به چه معناست آغاز و منافع آن را برای سازمان پذیرفته و به تغییرات بنیادی که پیاده سازی آن برای سازمان  ایجاد می کند، اذعان داشته باشد.

در پژوهش های صورت گرفته نه تنها بر نقش کلیدی پشتیبانی مدیریت ارشد بلکه بر مشارکت فعال مدیریت ارشد با مدیران فرایند نیز تاکید شده است.

ارتباط با مشتریان/ تامین کنندگان:

روابط نزدیک با مشتری در فرایند توسعه محصول می تواند تاثیر مهمی بر سودآوری نهایی محصول جدید و حصول اطمینان از این که طراحی محصول نیازهای مشتری را برطرف می سازد داشته باشد. جهت دستیابی به رضایت مشتری باید به اهمیت مدیریت روابط درونی تامین کننده و مشتری به عنوان اولین گام جهت پشتیبانی از مدیریت فرایند توجه داشت.

مدیریت تغییر:

تلاش عمده مدیریت فرایند در بردارنده مخارج انبوه و تسریع تغییرات بنیادی در سازمان می باشد که بسیاری از شغل ها را تحت تاثیر قرار می دهد که باعث چالش های جدی مدیریت می شود.

مقاومت کارکنان در برابر تغییر، مانع و مشکل بزرگی برای موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار است. از این رو مهارت در مدیریت تغییر در سازمان جهت تسهیل تغییرات به عنوان عامل کلیدی موفقیت در اجرای BPM می باشد.

 مهارت مدیریت پروژه:

عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای فعالیت های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. در انتقال طرح فرایند جدید به حالت عملیاتی پس از طرح‌ریزی برای مشکلات اجرایی، زمان آن است که برای اجرا، برنامه ریزی شود. به همین جهت مهارت های گسترده مدیریت پروژه در مالکان و تیم های مدیریت فرایند عامل کلیدی موفقیت است.

آموزش:

آموزش باید در یک فرایند مستمر و با تمرکز بر توسعه مهارت های فنی و اجتماعی افراد صورت گیرد. آموزش اثربخش برای توانمندسازی کارکنان برای انجام موثرتر کارهایشان ضروری است.

آموزش برای موفقیت برنامه مدیریت فرایند ضروری است. به عبارت دیگر می توان گفت کمبود آموزش در پیاده سازی مدیریت فرایند از موانع اجرا خواهد بود.

الگوبرداری:

الگوبرداری، سازمان ها را قادر می سازد تا سیستم های داخلی را به وسیله یادگیری از منابع بیرونی بهبود بخشند. بدون الگوبرداری سازمان ها از وضعیت خود نسبت به رقبا و بازیگران در سطح جهانی اطلاع نخواهند داشت.

الگوبرداری خارجی از محصولات، فرایندها و خدمات می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را درباره روش های برتر طراحی و بهبود ارائه دهد و عاملی کلیدی در مدیریت است.

برای آشنایی بیشتر با عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار می توانید بهترین نرم افزار bpms و سیستم سازی را مطالعه نمایید.

انتهای رپرتاژ آگهی