اعظم نظرکرده در نشست تخصصی بررسی اسناد معماری حرم مطهر رضوی و اهمیت منابع مغفول در پژوهش‌های تاریخ هنر و معماری اظهار کرد: اسناد در انواع «اسناد جاری»، «نیمه جاری»، «راکد یا غیر جاری» و «آرشیوی» تقسیم‌بندی می‌شود. اسناد آرشیوی به طور معمول مورد استفاده قرار نمی‌گیرد اما ارزش‌های اطلاعاتی آن‌ برای نگهداری به حدی بالاست که باید جایگاهی برای نگهداری دائم آن‌ اختصاص پیدا کند.

مسئول امور نمایه‌سازی و طبقه‌بندی اسناد آستان قدس رضوی با اشاره به وظایف مرکز اسناد تصریح کرد: مرکز اسناد دارای قسمت‌هایی از جمله ارزشیابی اسناد، نمایه‌سازی اسناد، ثبت، مخزن و اطلاع‌رسانی اسناد است.

وی با اشاره به اهمیت نگهداری اسناد بیان کرد: همچنین امنیت، پاکیزگی و منظم بودن، حراست و نگهبانی دائمی، بازیابی سریع و آسان اسناد، اطلاع‌رسانی و دسترس‌پذیر بودن اطلاعات اسناد برای پژوهشگران و برخورداری از دستگاه‌های تهویه مناسب، کنترل دما و رطوبت، از جمله مشخصات مرکز اسناد به شمار می‌آید.

نظرکرده عنوان کرد: اصالت و جعلی نبودن سند، اطمینان‌پذیری در منشا و محتوای سند و انسجام و ثبات سند از ویژگی‌های اصلی یک سند است. اسناد به عنوان یکی از مهم‌ترین منابع پژوهش‌های تاریخی و عاملی برای رفع ابهامات است.

وی با اشاره به تاریخچه شکل‌گیری مرکز اسناد آستان قدس رضوی گفت: این مرکز دارای قدیمی‌ترین آرشیو تشکیلات مذهبی در ایران است و اسناد آن به روش‌های مختلفی همچون انتقالی، اهدایی، وقفی و خریداری گردآوری شده است.

نظرکرده با معرفی برخی از مجموعه اسناد اهدایی و انتقالی مرکز اسناد آستان قدس رضوی توسط اشخاص و خاندان‌ها افزود: اسناد را می‌توان در انواع «فرمان»، «حکم»، «رقم»، «برات»، «فرد»، «توجیهات»، «تعلیقچه»، «طومار» و «تمسک» نیز تقسیم‌بندی کرد.

وی ادامه داد: به عنوان مثال در آستان قدس رضوی طومار مفاصا حساب(صورت حساب)، طومار اجاره‌نامه‌ها و قبوض، طومار عواید مستغلات، صورت جمع و خرج صاحب جمعان، مصارف تعمیرات و... وجود دارد.  

بر اساس گزارش روابط عمومی آستان قدس رضوی، مسئول امور نمایه‌سازی و طبقه‌بندی اسناد آستان قدس رضوی در خصوص اصطلاحاتی همچون «دفاتر توجیهات و مقررات»، «دفاتر اوارجه»، «دفتر مجمل» و «دفتر تحویلات» نیز نکاتی را مطرح کرد.

انتهای پیام