به گزارش ایسنا، بنابر اعلام اقیانوس آبی، در هر کسب و کار باید عوامل زیادی را برای حفظ کارایی و سوددهی هرچه بیشتر آن در نظر گرفت، از کاهش هزینه ها گرفته تا استفاده بهتر از زمان و بهبود گردش کار. راهکار طلایی برای ساده‌تر کردن تمام این عوامل سیستم سازی کسب و کار است.
در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می دهیم:

۱.سیستم سازی چیست؟
۲.مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
۳.چگونه کسب و کار خود را سیستمی کنید؟

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی یعنی فرآیند طراحی روشهای استاندارد عملیاتی یا SOP (standard operating procedures). به زبان ساده‌تر در سیستم سازی یک کسب و کار، فعالیت‌ها و عملکردهایی که برای پیشرفت کار لازم هستند، استانداردسازی و ثبت میشوند تا سازمان همواره ثبات و کارایی لازم را داشته‌باشد. این کار ممکن است زمان و تلاش زیادی ببرد، اما کسب و کار را برای موفقیت‌های آینده آماده می‌کند.
سیستم سازی چه مزایایی برای کسب و کار شما دارد؟

۱.کاهش هزینه ها

شما بعنوان مدیر سازمان، زمانی که وظایف مختلف روزانه را به صورت سیستمی و درست به کارمندان‌تان واگذار می‌کنید، می توانید کارهای خودتان را موثرتر اولویت بندی کرده و انرژی و وقت خود را روی کارهای مهم و درآمدزا متمرکز کنید.

۲.افزایش کارآیی

سیستم سازی به شما کمک می‌کند تا با کشف و حذف هرگونه اقدام غیرضروری، کسب و کار خود را کارآمدتر اداره کنید. زمانی که رویه ها و فرآیندهای سازمان را مستندسازی کنید، خواهید دید که منابع خود را کجا هدر می‌       دهید و در نتیجه می‌توانید کارایی کسب و کارتان را روز به روز افزایش دهید.

۳.بهبود عملکرد

زمانی که روش انجام کارها را نوشته و استاندارد میکنید، کارمندان شما تمرکز بیشتر و خطای کمتری خواهند داشت، عملکردشان بهبود پیدا می‌کند و می‌توانند وظایف خود را با حداکثر بهره وری و در راستای رسیدن به اهداف سازمان انجام دهند.

۴.زمان آزاد بیشتر 

با سیستم سازی کسب و کار، عملیات روزانه سازمان حتی در غیاب شما نیز بدون مشکل انجام می شوند. بنابراین زمان شما آزادتر می‌شود تا بتوانید برای مشکلات کسب و کارتان راه حل پیدا کرده و برنامه ریزی کنید. 

۵.بهبود ارتباطات 

داشتن رویه های دقیق برای انجام هر کار، باعث کاهش سوء تفاهم ها در بین کارمندان، کاهش زمان تلف شده و کاهش مشاجرات احتمالی در مورد چگونگی و زمان انجام کار می‌شود.

۶.اوقات فراغت بیشتر

یکی از بزرگترین مزایای سیستم سازی کسب و کار این است که می توانید سازمان خود را حتی زمانی که از آن دور هستید نیز کنترل کرده و فعال نگه دارید. می‌توانید به تعطیلات بروید، با خانواده خود بگذرانید و برای برنامه ریزی آینده کسب و کارتان هم وقت داشته باشید.

سیستم سازی کسب و کار چطور انجام می شود؟

مرحله اول سیستم سازی : تهیه فهرست کارهای تکراری

در این مرحله باید به سوالات زیر جواب دهید:

۱.هر کدام از وظایف در سازمان شما چگونه انجام می‌شوند؟
۲.چه وظایفی روزانه و کدام هفتگی یا ماهانه هستند؟
۳.کدام کارمندان در انجام هر فرایند دخیل هستند؟
۴.مدت زمان انجام هر کار چقدر است؟
۵.آیا وظایف قابل واگذاری هستند یا خیر؟

مرحله دوم سیستم سازی: سازماندهی و اولویت بندی وظایف

۱.تعیین گروهی که مسئول انجام هر وظیفه است.
۲.تعیین اهمیت هر وظیفه
۳.اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و نقشی که در ادامه حیات کسب و کار دارند.

مرحله سوم سیستم سازی: مستندسازی فرایندها

۱.در مستندسازی فرایندها تا آنجا که می توانید دقیق باشید و آنها را از دیدگاه فردی که برای اولین بار هر وظیفه را انجام می دهد، ثبت کنید.
۲.یک راهنمای گام به گام تهیه کنید، مثلا از صفحه کامپیوتر خود هنگام انجام آن فرآیند فیلم بگیرید و توضیح دهید که در هر مرحله چه می‌کنید. هر آنچه به گویایی و واضح شدن هر چه بیشتر فرآیندها کمک می کند را انجام دهید. 
۳.از تمام منابع موجود استفاده کنید. می توانید از الگوهای رایگان آنلاین برای کاهش زمان نوشتن فرایندها استفاده کنید.
۴.برای نوشتن یک راهنمای آموزشی جامع از افرادی که تسلط کافی دارند کمک بگیرید تا از جامعیت مستندات مطمئن شوید.

مرحله چهارم سیستم سازی: پیاده سازی فرآیندها

فرایندهایی را که نوشته اید به صورت آزمایشی انجام دهید تا ببینید به راحتی قابل فهم هستند یا خیر.
مثلا از یکی از همکاران خود بخواهید تا از دستورالعمل های شما به عنوان راهنما استفاده کرده و کار خاصی را انجام دهد. اگر حین انجام کار برای او سوالی پیش بیاید، احتمالاً نشان دهنده این است که فرآیندها به اندازه کافی کامل نیستند و به توضیح بیشتری نیاز دارند. تا جایی که می‌توانید فرآیندهای خود را شفاف و دقیق بنویسید تا از اشتباهات جلوگیری کنید.

مرحله پنجم سیستم سازی : ادامه بهبود فرایندها

برای بهبود فرایندها، افزایش کارایی و اثربخشی در طول زمان، به اعمال تغییرات در SOPهای خود (روش های استاندارد عملیاتی) ادامه دهید و کارمندانتان را نیز تشویق کنید تا در مورد نحوه بهبود فرآیندها پیشنهاداتشان را ارائه دهند.

نتیجه گیری

سیستم سازی روشی موثر برای موفقیت یک کسب و کار است که به سازمان و اعضای آن نمای کلی از وظایف و روش استاندارد انجام آنها را نشان می دهد تا کارآمدتر و در راستای توسعه سازمان عمل کنند.

انتهای رپرتاژ آگهی