به گزارش ایسنا، بنابر اعلام آی کن، شرکت پتروشیمی رجال از زیرسیستم‌های پیاده‌سازی شده با نرم‌افزار BPMS استفاده می‌کند.

معرفی زیرسیستم‌های پیاده‌سازی شده با نرم‌افزار BPMS

آکادمی آی کن در راستای نیل به فرآیند گرایی در سازمان‌ها، معرفی ابزارهای کارا در این زمینه دوره ICAN Standard BPMS  را در تاریخ ۱۵ مهرماه برگزار کرد، در این دوره مهندس ندیمی به ارائه طرح‌های پیاده‌سازی شده با راهکارهای آی کن در پتروشیمی رجال پرداختند.

 مهندسی ندیمی در خصوص راهکارهای جامع نرم‌افزاری ICAN اینطور توضیح می‌دهد:

افراد دارای مهارت‌های تخصصی به کمک ابزارهای خوب می‌توانند مهارت‌های خود را نشان دهند. یکی از حساس‌ترین تصمیمات مدیران، انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری متناسب با بیزنس و نیازمندهای هر سازمان است.

ما در پتروشیمی رجال به دنبال سیستمی مدیریت فرآیند قابل یکپارچگی با Oracle ERP بودیم، پس از بررسی‌های بسیار ICAN Standard BPMS  را به دلیل قابلیت یکپارچگی کامل ونیز سهولت پیاده‌سازی فرآیندها انتخاب کردیم.

مقایسه نرم‌افزار BPMS با نرم‌افزار ERP:

وی سخنرانی را این‌چنین پی گرفت:در پتروشیمی رجال هم‌زمان با پیاده‌سازی سیستم BPMS ICAN، اقدام به راه‌اندازی Oracle ERP کردیم، سیستم آی کن را حدودا ۳ ماه و نیم راه‌اندازی کردیم اما راه‌اندازی ERP، بیش از ۲ سال به طول انجامید.

آن زمان که ما شروع به کار کردیم تنها دو شرکت کوچک رجال و ظریف بودیم اما امروز یک هلدینگ بزرگ و بسیطی شده که انواع بیزینس مختلف و بعد جغرافیایی بین‌المللی (تهران و اصفهان و آلمان و عراق و افغانستان و امارات) را تحت پوشش قرار می‌دهد و با این وسعت سیستم BPMS ICAN کاملاً جواب‌گوی این وسعت و تنوع بوده است و به‌هیچ‌وجه دچار مشکل نشده است.

زیرسیستم‌های زیادی را در سیستم BPMS ICAN طراحی و پیاده کردیم و دلیل این انتخاب هم امکانات این نرم‌افزار در طراحی فرآیندها است که با رعایت نکات امنیتی بالا و سادگی و سرعت زیاد در اجرا، در مقایسه با ERP و نیز رضایتمندی خاصی که در سطح کاربری از سهولت در ثبت اطلاعات و سادگی ایجاد گردش‌های متنوع در اتوماسیون اداری بین همکاران شرکت دیده می‌شود. بعد از ایجاد و انجام گردش و اخذ تمامی تاییدات از طریق SDK های ICAN خروجی به ERP انتقال داده می‌شود.

سیستم‌های مشترک ERP و ICAN Standard BPMS

• درخواست خرید و گردش تائیدات

• سیستم بازرگانی خارجی

• سیستم درخواست وجه به تأمین کننده

• مدیریت دانش

• زیرسیستم تایم شیت کارکنان

درخواست خرید کالا:

ازآنجایی‌که درخواست خریدی که برای واحد بازرگانی می‌آید مراحل اخذ تاییداتش می‌تواند خیلی طولانی و حجم هامش ها و نامه‌های زیادی را در بربگیرد، ۲۰ شرکت با ۲۰ سربرگ مختلف با ثبت درخواست خرید و چرخه تاییدات را در BPMS ICAN پیاده‌سازی کردیم و در انتها به ERP انتقال می‌دهیم.

 سیستم خدمات بازرگانی خارجی:

یکی از مشکلات ما صدور نامه‌های تأمین ارزی و بحث‌های بیمه‌ای و ترخیص کالا بود که عملاً برای انجام این مراحل یک سری افراد در سازمان‌ها وجود دارد که سازمان به این اشخاص وابسته هستند و این مراحل monopol این افراد بود، ما برای رفع این مشکل که در نبود این افراد نیز بتوانیم روال کار را پیش ببریم و مراودات ارزی را انجام بدهیم یک سیستم خدمات بازرگانی در BPMS ICAN پیاده‌سازی کردیم که کاملاً حساسیت‌های چنین نامه‌هایی نظیر نوع انتخاب کلمات و مکالمات ارتباطی با بانک را پوشش می‌داد و برخلاف قبل که حداقل ۵ ساعت تهیه این نامه طول می‌کشید در کمتر از چند دقیقه انجام می‌شود و وارد گردش کار می‌شود و درنهایت به سیستم ERP منتقل می‌شود.

اوایل که این سیستم را راه‌اندازی کرده بودیم از دید مدیران این کار ما یک شعبده‌بازی به نظر می‌آمد اما از دید خود ما خیلی کار بزرگی نبود و تنها ۱ ماه وقت را صرف تهیه روال و اصول این مراحل و نیز پیاده‌سازی آن در سیستم کردیم.

مزایای فرم‌های BPMS Standard در سیستم بازرگانی خارجی

• خطای ورود اطلاعات دستی و عدم تطابق داده در دو سیستم از بین رفته است.

• تنوع در سربرگ فرم‌های BPMS Standard و کنترل آنها بر اساس شرکت‌های ایجادکننده در سیستم(ERP) (درخواست بیمه‌نامه)

• تنوع سربرگ فرم‌های BPMS Standard بر اساس فیلد مبدا پرداخت در سیستم ERP(پرداخت)

• انتقال پیوست‌ها در سیستم پرداخت و درخواست بیمه به فرم‌های ایجاد شده در BPMS Standrad جهت تسهیل و دسترسی آسان

• کنترل و محدودیت دسترسی به فرم‌های BPMS Standard و ERP برای افراد جهت بالا بردن امنیت داده‌ها (در سیستم ERP و فرم‌های فرزین)

• ثبت شماره فرم BPMS Standard و تاریخ ایجاد آن در ERP جهت پیگیری آن

وی در ادامه به شرح سامانه مدیریت دانش و درخواست وجه به تأمین کننده و تایم شیت کارکنان پرداختند.

 در انتها نیز گفت:امروزه یکپارچگی فرآیند از یکپارچگی داده مهم‌تر است و باعث کاهش هزینه هدر رفت پرسنلی می‌شود. سیستم‌های آی کن به دلیل امکان یکپارچگی با دیگر سامانه‌ها یکی از انتخاب‌های بسیار خوب برای هر سازمان خواهد بود؛ و توجه مناسب به فرآیندها در سازمان قطع به‌یقین شاه‌بیت موفقیت ما در حوزه صنعت و توسعه سازمان خواهد بود.

انتهای رپرتاژ آگهی