به گزارش ایسنا به نقل از شرکت مهندسی نرم‌افزار فراتحلیل‌گران ورجاوند، بیایید ببینیم یک شرکت EPC چه فرایندهایی دارند و نرم‌افزارهای اشاره شده چه وزنی در این حوزه کاری دارد.

1- مکاتبات پروژه محور، پایه مدیریت ادعا(Claim): یکی از فرایندهای مهم در شرکتهایEPC  ثبت مکاتبات با شرکت‌ها و سازمان‌ها اعم از کارفرما، مشاور و پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management)، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و از طرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد. وجود فیلد پروژه در کلیه بخش‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه باعث می‌شود تا نامه‌های مرتبط با یک پروژه قابل دسترسی باشند.

2- نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی: فرایند دیگری که برای شرکت‌هایEPC  مهم است، فرایند مرتبط با ثبت مدارک مهندسی است. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان یا واحدی به نام DCC یا همان Document Control Center وجود دارد که وظیفه نگهداری و کنترل مدارک مهندسی را عهده دار است. ثبت ترانسمیتال و سابمیتال و گردش مدارک یکی از موارد پرکاربرد در این واحد است. در نرم‌افزارEDMS  کتیبه این امکان در اختیار کاربر قرار می‌گیرد تا این کنترل‌ها انجام شود. اما ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها چگونه خواهد بود؟ در اینجا نقش اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم‌افزارEDMS  پررنگ می‌شود. در نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت کامنت و Reply Sheet و ارتباط آن با مدارک (چه ترانسمیتال وچه سابمیتال) وجود دارد. هر دو نرم‌افزار یعنی اتوماسیون اداری و EDMS در یک فضای نرم‌افزاری به نام کتیبه در رابط کاربری واحد وجود دارد که استفاده از این فضا، کاربری را تسهیل می‌کند. چه از طریق نامه و چه از طریق مشاهده ترانسمیتال این ارتباط قابل رصد است.

3- نرم‌افزار BPMS، اصل داستان اینجاست: یک شرکتEPC  کار فرایندهای زیادی دارد و فقط محدود به این دو فرایند مکاتبات و EDMS نیست. هر چند این دو فرایند وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایندهای خرید، تایم شیت، منابع انسانی، مدیریت دانش و ریسک، مدیریت امور قراردادها، کنترل پروژه، آرشیو فنی و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان، تصمیم‌گیری استراتژیک بهتر و چابکی بیشتر بازی کند. نرم‌افزار BPMS کتیبه این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با طراحی فرایندهای مورد نیازتان با امکان بومی سازی ۱۰۰%، گام بلندی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش بردارید.

آیا با نرم‌افزار BPMS کتیبه بایستی کل فرایندهای EPC را از ابتدا خلق کرد؟

شرکت ورجاوند با توجه به تجربه سالها کار با شرکت‌های EPC کار، به این تجربه رسیده است که برخی از این فرایندها را به عنوان راهکارهای اجرایی به مشتری‌های جدید در این حوزه ارائه بدهد. روش کار بدین صورت است که مثلا در حوزه مدیریت قراردادها و پیمان، نمونه کارهای مشابه در اختیار مشتری قرار گرفته و مشتری با انتخاب نزدیکترین راهکار به فرایندهای شرکت خود، می‌تواند از آن بهره‌برداری کند. همچنین اگر نیاز به بومی سازی یا اختصاصی کردن فرایندها وجود داشته باشد، این کار نیز توسط مشتری یا کارشناسان شرکت ورجاوند قابل اجرا است. این خدمات مشاوره در طراحی فرایندها، می‌تواند روند بهره‌برداری از BPMS را تسریع و تسهیل کند. این خدمات به صورت رایگان برای خریداران نرم‌افزار bpms کتیبه صورت می‌گیرد.

خلق پایگاه دانش با رویکرد پروژه محوری:

با وجود استفاده از bpms و پر شدن داده‌های فرم‌ها، عملیات استخراج متا دیتا از دیتاها سخت است. چرا که ورود اطلاعات توسط نفرات خبره با نفرات عادی سازمان متفاوت است. هر چند با برخی از قواعد اعتبارسنجی، صحت و درستی فرایند قابل اندازه‌گیری است ولی در برخی از موارد اطلاعات غنی قابل استخراج نیست. برای پرهیز از این حالت می‌توان از سیستم‌های هشتک گذاری هوشمند استفاده کرد. این هشتکها طی قوانینی که توسط مالک فرایند ایجاد می‌شود، در اختیار کاربران عادی قرار گرفته و به نوعی عملیات انتقال دانش فنی به صورت خودکار از لایه‌های خبره سازمان به لایه‌های عمومی سازمان انجام می‌شود. با این روش می‌توان با رصد هشتکهای مورد نظر خود، استخراج دانش را از سازمان تسهیل کرد. در نرم‌افزار کتیبه (چه اتوماسیون اداری و چه BPMS) گزینه‌ای به عنوان "هدایت کاربران" وجود دارد که با استفاده از قوانین هدایت کلیدواژه‌ها و هشتکها، این رویه قابل انجام خواهد بود.

برای آگاهی و مشاوره بیشتر در مورد نرم‌افزار کتیبه لطفا با شماره‌های 88490494, 88490383 , 88490544 تماس گرفته و یا از طریق سایت شرکت (www.VarjavandCo.com ) با ما در تماس باشید.

انتهای رپرتاژ آگهی