به گزارش ایسنا به نقل از رسپینا،  فرقی نمی‌کند که شما یک فروشگاه اینترنتی کوچک، یک شرکت وارد کننده تجهیزات، یک شرکت نرم ‌افزاری یا یک سازمان بزرگ دولتی چند هزار نفره باشید، سیستم تلفن هوشمند VoIP به دلیل انعطاف‌ پذیری بالایی که دارد می ‌تواند در هر شرایطی خودش را به شکل و قالب همان کسب ‌وکار در بیاورد.

تلفن سازمانی در واقع یک سیستم جامع و یکپارچه تلفنی است که می‌تواند ارتباط تلفنی یک مجموعه کوچک تا یک سازمان بزرگ را به صورت هوشمند و با کمترین هزینه برقرار کند.

تلفن سازمانی چیست؟

سیستم تلفن سازمانی نسل جدید ارتباطات تلفنی شرکت‌ ها و سازمان ‌هاست که در واقع مجموعه ای متشکل از خط تلفن اینترنتی و مرکز تلفن ابری است. این سیستم یکپارچه باعث می ‌شود ارتباطی بهینه با مشتریان و همکاران خود و همچنین شعبات سازمانی خود در هر نقطه جغرافیایی داشته باشید. با استفاده از تلفن سازمانی امکان داشتن یک تلفن گویا هوشمند، صف انتظار پیشرفته، گزارش تماس حرفه‌ ای و بررسی عملکرد کارکنان مرکزتماس، ضبط مکالمات و … را خواهید داشت.

تلفن سازمانی بر روی سرورهای ابری

تلفن سازمانی ابری این امکان را به شما می ‌دهد تا بتوانید بدون خرید تجهیزات سخت افزاری از امکانات این سیستم استفاده کنید. در واقع سرور تلفن سازمانی ابری بر روی یک سرور مجازی نصب و شما تنها از خدمات آن استفاده می ‌کنید. خدمات این سیستم تلفن همانند سایر سیستم های تلفن هوشمند شامل تلفن گویا، سیستم گزارش گیری، صف تماس، ضبط مکالمه، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و تصویری و … است. به صورت کلی با استفاده از تلفن سازمانی ابری هزینه پیاده سازی و استقرار کاهش پیدا می ‌کند، پشتیبانی آن تخصصی تر و هم چنین نیاز به کارشناس مقیم در محل شرکت نخواهد بود.

لازم به ذکر است تلفن سازمانی محلی نیز در واقع همان خدمات ابری را ارائه می ‌دهد با این تفاوت که تمام سیستم نرم ‌افزاری و سخت افزاری در محل شرکت بر روی سرورهای فیزیکی نصب می ‌شوند. بزرگترین مزیت این مدل تلفن سازمانی عدم وابستگی به اینترنتی است.

شماره سازمانی چیست؟

شماره سازمانی (Organization Number) یک شناسه یکتا است که به یک سازمان یا شرکت اختصاص داده می‌ شود. این تلفن سازمانی  معمولاً توسط دولت یا سازمان‌ های ثبتی به سازمان‌ ها و شرکت ‌ها اعطا می‌ شود و به عنوان یک شناسه رسمی و قانونی مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

شماره سازمانی معمولاً شامل ارقام عددی است و به منظور شناسایی منحصر به فرد سازمان و تمیزدهی از دیگر سازمان ‌ها و شرکت ‌ها استفاده می ‌شود. این شماره در اسناد رسمی سازمان، ثبت شرکت، مالیات، تجارت بین‌المللی و سایر فعالیت ‌های مربوط به سازمان استفاده می ‌شود.

شماره سازمانی می‌ تواند در هر کشور متفاوت باشد و به شکل‌ ها و قوانین مختلفی در هر کشور تعریف شود. برای دریافت شماره سازمانی مربوطه، باید به سازمان ثبت و شرکت‌ های مربوطه در کشور خود مراجعه کنید.

تلفن ثابت سازمانی

تلفن ثابت سازمانی یا تلفن دفتری سازمانی، یک خط تلفنی است که به یک سازمان یا شرکت اختصاص داده می ‌شود و برای ارتباطات داخلی و خارجی درون سازمان استفاده می ‌شود. این تلفن معمولاً در محل دفتر مرکزی یا شعبه‌ های سازمان قرار دارد و به عنوان راه ارتباطی اصلی بین کارکنان و با مشتریان استفاده می ‌شود.

تلفن ثابت سازمانی می ‌تواند دارای ویژگی ‌های متنوعی باشد که بستگی به سیستم تلفنی مورد استفاده دارد. بعضی از ویژگی‌ های معمول در تلفن ثابت سازمانی عبارتند از:

شماره داخلی

هر کارکنان در سازمان یک شماره داخلی دارد که به صورت مستقیم به تلفن ثابت آنها متصل است. با استفاده از شماره داخلی، ارتباط بین کارکنان درون سازمان بسیار آسانتر می ‌شود.

تماس ‌های خروجی

با تلفن ثابت سازمانی، کارکنان می ‌توانند تماس‌های خروجی برقرار کنند و به شماره‌ های داخلی و خارجی مختلف تماس بگیرند، از جمله تماس با مشتریان و سایر شرکت‌ ها.

تماس‌های ورودی

تلفن ثابت سازمانی می ‌تواند تماس‌ های ورودی را دریافت کند، از جمله تماس‌ های مشتریان و سایر افرادی که با سازمان تماس می ‌گیرند. این تماس‌ها معمولاً از طریق شماره مرکزی سازمان به تلفن‌ های داخلی منتقل می ‌شوند.

ویژگی ‌های پیشرفته

بسته به سیستم تلفنی استفاده شده، تلفن ثابت سازمانی می ‌تواند دارای ویژگی ‌های پیشرفته ‌تری باشد، مانند مکالمه‌ های چندنفره، انتقال تماس، حاشیه ‌نویسی، گزینه‌ های تماس مانده، ضبط تماس و غیره.

تلفن ثابت سازمانی اهمیت بالایی در برقراری ارتباطات داخلی و خارجی سازمان دارد و برای افزایش کارایی و ارتباطات سازمانی مؤثر استفاده می ‌شود.

در این مطلب قصد داریم دلایل مناسب نبودن شماره تلفن شخصی برای کسب ‌وکارها و ضرورت دریافت یک خط تلفن سازمانی را بیان کرده و راهکار مناسب را به شما معرفی کنیم.

۱. لازم است تماس‌های شخصی را از تماس‌های کاری جدا کنید.

شماره تلفن ثابت سازمانی بیش از هر چیزی ظاهری حرفه‌ ای به کسب‌ وکارها می ‌بخشد و استفاده از شماره تلفن همراه بر روی کارت ویزیت یا وبسایت به عنوان راه‌ های ارتباطی، خیلی حرفه‌ای نیست. مشتریان به شماره تلفن ثابت زودتر اعتماد می ‌کنند و همچنین با این ‌کار شماره تماس شخصی کارمندان نیز خصوصی می ‌ماند. هیچ فردی دوست ندارد به‌هنگام مکالمه شخصی خود، با تماس ناشناس روبرو شود. این امر موجب اختلال در مکالمه و یا از دست دادن تماس می ‌شود که در نتیجه منجر به از دست دادن و نارضایتی مشتریان نیز می ‌شود.

در نتیجه کسب ‌وکارها به یک شماره تلفن دیجیتال نیاز دارند که بتوانند به‌طور همزمان و مجزا بر روی یک دستگاه به تماس ‌های سازمانی و خصوصی خود دسترسی داشته باشند و تماس‌ها در هر زمان و هر مکانی قابل دسترسی باشند.

۲. لازم است ساعات و روزهای کاری را تعریف کنید.

امور پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان، یکی از مهم ‌ترین عوامل در موفقیت یک کسب ‌وکار است. مشتریان امروزه به دنبال پشتیبانی ۲۴ ساعته و در تمام طول هفته هستند و عدم پاسخگویی به آن ‌ها می‌ تواند منجر به از دست دادن آن‌ها شود.

کسب ‌وکارها به یک سیستم تلفن سازمانی نیاز دارند که بتوانند ساعات و روزهای کاری را تعریف کرده و تماس‌ های ساعات غیرکاری را به صندوق صوتی و یا یک شماره خاص هدایت کنند. این امر با استفاده از شماره تلفن همراه امکان‌ پذیر نیست و علاوه بر آن در ساعات غیرکاری موجب سلب آرامش کارمندان خواهد شد.

۳. لازم است به منظور ارائه هر چه بهتر خدمات بر تماس ‌ها نظارت شود.

هر کسب‌ وکاری، به ویژه استارتاپ‌ها که کسب‌ وکار خود را به تازگی شروع کرده‌اند، به منظور بهبود ارائه خدمات و مشتری‌ مداری، نیاز به نظارت بر عملکرد کارمندان خود به هنگام پاسخگویی به تماس‌ها دارند. حال فرض کنید هر کارمند با تلفن شخصی خود با مشتریان در ارتباط باشد. این موضوع علاوه بر عدم هماهنگی و ظاهر غیرحرفه‌ای، امر نظارت و مدیریت تماس‌ها را نیز غیرممکن می‌ کند. در نتیجه به یک تلفن ثابت نیاز است که نظارت بر تماس ‌ها امکان ‌پذیر باشد.

۴. لازم است به تعداد کارمندان خود شماره داخلی داشته باشید.

همانطور که گفتیم، استفاده از یک شماره موبایل شخصی ممکن است در ابتدای کار یک استارتاپ نیازهای ارتباطی آن را برطرف کند، اما با رشد سازمان و افزایش تعداد کارمندان، به تعداد هر کارمند به یک شماره تلفن نیاز است. در نتیجه نمی ‌توان از یک شماره تلفن همراه برای همه استفاده کرد. کسب ‌وکارها به یک خط تلفن مجازی نیاز دارند تا بتوانند به تعداد کارمندان خود داخلی تعریف کرده و از یک سرشماره ثابت برای تمام کارمندان و حتی شعب و نمایندگی‌هایشان استفاده کنند.

۵. لازم است کسب ‌وکار خود را باثبات کنید و آماده رشد باشید.

ثبات یکی از مهم‌ ترین فاکتورها برای آینده موفق هر استارتاپی است. استفاده از یک تلفن همراه به عنوان راه ارتباطی یک کسب ‌وکار نمی‌تواند ثبات را حفظ کند و برای آینده و رشد احتمالی کسب ‌وکار اصلاً راهکار مناسبی نیست. چرا که تشخیص تماس کاری از تماس شخصی و مدیریت تماس‌ ها بسیار دشوار خواهد بود. بهره‌مندی از یک خط تلفن ثابت و استفاده از یک سرشماره توسط همه کارمندان، تضمین ثبات و پایداری کسب ‌وکار خواهد بود.

۶. لازم است اعتماد مشتریان را جلب کنید.

سرشماره ثابت ظاهری حرفه‌ای به کسب‌ وکار می ‌بخشد و زودتر اعتماد مشتریان را جلب می ‌کند. به عبارت دیگر، بسیاری از مشتریان به هنگام بازدید از وبسایت یک کسب ‌وکار، تماس با شماره تلفن ثابت را به تلفن همراه ترجیح می‌ دهند. در نتیجه داشتن یک شماره تلفن ثابت امری ضروری خواهد بود.

با توجه به تمامی دلایل ذکر شده، یک شماره تلفن اینترنتی (VoIP) مناسب ‌ترین انتخاب برای کسب ‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها است. یک سیستم تلفن ویپ ابری، بدون نیاز به تجهیزات و سرور و با اتصال به اینترنت، بر روی هر دستگاهی (تلفن همراه، کامپیوتر، تبلت و …) قابل دسترسی است و تمامی نیازهای ارتباطی این کسب‌ وکارها را با کمترین هزینه برطرف می‌سازد

چرا نکسفون؟

شرکت رسپینا با پیش‌بینی دقیق و در نظر گرفتن نیازهای ارتباطی و تکیه ‌بر دانش فنی و زیرساخت‌های گسترده‌ خود پس از سال‌ها تلاش مستمر، سرویس جدید "نکسفون" را معرفی کرد. امروز مفتخریم که سازمان‌ها و شرکت‌های بسیاری با اعتماد به نام رسپینا و متخصصان حوزه‌ تلکام این شرکت، سرویس تلفن سازمانی خود را به رسپینا سپرده‌اند.

نکسفون، تلفن ثابت سازمانی ویژه استارتاپ‌ها و کسب ‌وکارهای شماست.

 این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزات ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن،‌ پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای سازمان‌ ها فراهم می ‌آورد.

تعرفه مکالمه نکسفون تا ۶۰٪ کمتر از سایر روش‌ های ارتباطی است. همچنین با نکسفون، هر سازمانی و با هر بودجه‌ ای می ‌تواند سرشماره دلخواه خود را انتخاب کند و از امکانات متعدد نکسفون نظیر تلفن گویا، صف تماس، فکس اینترنتی و … استفاده کند.

تلفن ابری نکسفون به کسب ‌وکارها این امکان را می ‌دهد تا با خرید یک سرشماره ثابت، ظاهری حرفه‌ ای به کسب ‌وکار خود بدهند.

این تلفن ابری بسیار مقیاس‌ پذیر بوده و در صورت رشد و تغییر در سازمان، می‌ توان تعداد داخلی‌ها را به ‌آسانی از طریق پنل مدیریتی نکسفون تغییر دهد. نکسفون از طریق پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل قابل دسترسی است و کارمندان می ‌توانند داخلی خود را بر روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و به تماس ‌های سازمانی در هر مکان و هر زمان پاسخ بدهند.

همچنین این سرویس تلفن VoIP امکانات متعدد دیگری مانند تلفن گویا (IVR)، فکس آنلاین، صندوق صوتی، سیستم گزارش ‌گیری تماس‌ها و … را نیز به صورت رایگان در اختیار مشترکین خود قرار می ‌دهد.

لازم به ذکر است که تعرفه تماس نکسفون کمتر از تعرفه سایر اپراتورها بوده و علاوه بر مزایا و امکاناتی که ارائه می ‌کند، هزینه‌ های کسب ‌وکارها را نیز به میزان قابل ‌توجهی کاهش می ‌دهد.

انتهای رپرتاژ آگهی