به گزارش ایسنا، بنابر اعلام فراپیام، حسابداران امروزی به دلایل بسیار زیادی، استفاده از نرم‌افزارها و خدمات جدید را به سیستم‌های قدیمی ترجیح می‌دهند. امکان برقراری ارتباط در این نوع سیستم‌های جدید باعث شده تا کارها به شکل منظم‌تری اداره شوند.
همچنین امکان کنترل و بررسی صورت‌ها با سرعت و دقتی چندبرابر انجام می‌شود. اگر بخواهیم بررسی دقیقی برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی داشته باشیم باید تمام جوانب حسابداری را بررسی کنیم. در این متن قصد داریم به بررسی ویژگی‌های یک نرم افزار خوب بپردازیم.
نرم‌افزارهای حسابداری و سیر تکامل آن‌ها
رایانه‌ها در ابعاد بسیار زیادی از زندگی و مشاغل ما تغییرات بسیار بزرگی را ایجاد کرده‌اند. شغل حسابداری هم از موهبت استفاده از کامپیوترها بی‌نصیب نمانده و تغییرات مثبتی را با آن‌ها تجربه کرده است. اولین نرم افزار مالی شرکتی یا فردی به صورت شخصی‌سازی‌شده طراحی می‌شدند و فقط روی سیستم‌های خاص همان شرکت‌ها قابل استفاده بودند.
امروزه به‌جای استفاده از نرم‌افزارهای قدیمی حسابداری که در پاراگراف قبلی درباره آن‌ها صحبت کردیم، بیشتر از سیستم‌های جدید و پیشرفته‌ای استفاده می‌شود که به روزرسانی آن‌ها نیز بسیار ساده‌تر است.
نرم‌افزارهای حسابداری جدید، امکانات جدیدی را به کاربران ارائه می‌دهند که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد. جالب است بدانید که امکان تعریف کاربران مختلف با دسترسی‌های خاص هم در آن‌ها وجود دارد، البته این دسته از نرم‌افزارها مزایای دیگری هم دارند که در ادامه بررسی خواهند شد.
ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب
دسترسی بدون محدودیت زمان و مکان:
یک نرم افزار حسابداری مناسب برای شما این امکان را فراهم می‌کند که از هر نقطه مکانی و یا هر دستگاه متصل به اینترنتی بتوانید به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و حتی آن‌ها را ویرایش کنید. در نرم‌افزارهای سنتی شما می‌بایست برای مشاهده یا ویرایش اطلاعات خود، به سیستمی که نرم‌افزار بر روی آن نصب شده بود، دسترسی می‌داشتید.
اگر هم شرکت شما در زمان‌های خاصی تعطیل بود باید برای باز کردن نرم‌افزار، در زمان‌های خاصی اقدام می‌کردید. اما در نرم‌افزارهای جدید هر شخصی که برای او دسترسی تعریف شده باشد، به آسانی می‌تواند به سیستم متصل شود. این دسترسی می‌تواند خارج از شرکت و محل کار آن فرد و حتی در ساعات تعطیلی هم رخ دهد.
هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان:
در سیستم‌های سنتی نرم‌افزار حسابداری ما در نهایت می‌توانستیم نرم‌افزار نصب شده را بین چند کامپیوتر که به‌صورت شبکه به هم وصل بودند، راه‌اندازی کنیم. اگر قرار بود اطلاعات دائما به‌روز شده و یا این ارتباط بین ساختمان‌های مجزایی برقرار باشد، کار کمی دشوار می‌شد.
به همین دلیل اگر قرار است داده‌های شما دائما به‌روز شوند و از دو یا چند نقطه مجزا کنترل شوند، استفاده از یکی از یک سیستم حسابداری را به شما توصیه می‌کنم. شما می‌توانید برای هر بخش دسترسی به قسمت‌های خاصی را تعریف کنید تا همه به یک سیستم مرکزی متصل شوند. به این روش تغییرات هر کاربر بعد از ثبت در سیستم مرکزی برای باقی کاربران نیز قابل نمایش خواهد بود.
امنیت اطلاعات:
حتما شما هم تجربه تلخ از دست دادن اطلاعات ذخیره شده خود بر روی دستگاه‌های مختلف را داشته‌اید. اطلاعات حسابداری می‌تواند جزء مهم‌ترین اطلاعات یک شرکت یا سازمان باشد که هزینه و وقت زیادی برای ثبت آن‌ها صرف شده است. از طرفی تهیه نسخه‌های پشتیبان هم کار آسانی نیست.
پس چاره کار چه می‌تواند باشد؟ یک سیستم حسابداری مناسب، با توجه به ذخیره اطلاعات در یک فضای ابری امکان تهیه نسخه‌های پشتیبان را بسیار آسان کرده است و حتی این زحمت بر عهده شرکت و یا کاربر استفاده کننده هم نیست.
شما می‌توانید با استفاده از یکی از سیستم‌های حسابداری آنلاین این موضوع را به شرکت ارائه‌کننده نرم‌افزار بسپارید و نگران ازدست‌رفتن اطلاعات خود نباشید.
در بحث امنیت اطلاعات خود هم با استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین لایه‌های محافظتی خوبی از سمت ارائه‌کننده برای شما فراهم می‌شود. این موضوع باعث می‌شود تا هیچ‌فردی بدون اجازه شما قابلیت دسترسی به اطلاعات را نداشته باشد.
انواع نرم‌افزارهای حسابداری
به تناسب فعالیتی که دارید شما می‌توانید از بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود استفاده کنید. این نرم‌افزارها معمولا در ویرایش‌های مختلفی عرضه می‌شوند که شما باید موارد مناسب برای کسب و کار خود را تهیه کنید. اگر بخواهیم به صورت مختصر این انواع را نام بیریم می‌توانیم به ویرایش‌ها و نسخه‌های زیر اشاره کنیم:
. نرم‌افزار حسابداری مخصوص فروشگاه‌ها: ثبت محصولات مختلف، مدیریت حساب‌ها، ثبت مشتریان و صدور فاکتور از جمله خدماتی است که در این نوع از سیستم حسابداری به کاربران ارائه می‌شود.
. نرم‌افزار حسابداری مخصوص شرکت‌ها: در این ویرایش از نرم‌افزارهای حسابداری، امکاناتی برای صدور گزارشات متنوع، حساب حقوق کارکنان و دخل و خرج شرکت درنظر گرفته شده است.
. نرم‌افزار حسابداری کارخانه‌ای و تولیدی: این نوع از نرم‌افزارها می‌توانند نمونه‌ای متفاوت از همان ویرایش مخصوص شرکت‌ها باشند که خدماتی را در آن شخصی کرده باشند.
اتصال مستقیم حسابداری به سایت و یا کسب‌وکار شما
یکی از مزایای فوق‌العاده برخی سیستم‌های حسابداری، امکان اتصال آن‌ها به کسب و کار شماست. شما می‌توانید نرم‌افزار را مستقیما به سایت خود متصل کنید تا نیاز نباشد وقت زیادی را برای وارد کردن روزانه داده‌های خود صرف کنید. این موضوع سبب می‌شود تا شما کنترل دقیقی بر روی واریزی‌ها، مشتریان و کالا یا خدمات خود داشته باشید.
همچنین وظایف کارمندان شما در بخش‌های حسابداری، فروش و حتی مدیریت بسیار ساده‌تر خواهد شد. در نتیجه در بلندمدت زمان زیادی را صرفه‌جویی کرده‌اید و راندمان کار فروشگاه یا شرکت شما به‌سرعت افزایش می‌یابد.
انتهای رپرتاژ آگهی