به گزارش ایسنا به نقل از همکاران سیستم، بنابراین سازمان‌های بزرگ بیشتر احساس نیاز خواهند کرد چون این مکاتبات باید ثبت، ذخیره و به‌درستی توزیع شوند. اما نباید ضرورت داشتن یک ساختار اصولی برای نامه‌ها را نادیده گرفت.
بخش‌های مختلف یک نامه اداری
هر نامه اداری بخش‌های مختلفی دارد که با یکدیگر ساختار کلی آن را تشکیل می‌دهند. اصلی‌ترین بخش‌ها به شرح زیر هستند.
تاریخ، شماره و پیوست نامه اداری
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در نامه اداری، شماره نامه است. الگوی شماره‌گذاری در هر سازمانی ویژه بوده و می‌تواند شامل اعداد و حروف یا ترکیبی از این دو باشد. اینکه شماره نامه چطور تعیین می‌شود، به خط مشی سازمان و حتی نوع سازمان بستگی دارد. بنابراین در سازمان‌های دولتی ممکن است از یه روند قدیمی استفاده شود، درحالی‌که در یک کسب‌وکار کوچک، قاعده‌ای دیگر معیار شماره‌گذاری خواهد بود. تاریخ و پیوست از دیگر بخش‌ها هستند که نیازی به روند خاصی نداشته اما باید در هر نامه وجود داشته باشند.
شروع نامه اداری
هر سازمانی از قالبی مشخص به‌عنوان سربرگ در نامه‌های اداری خود استفاده می‌کند. غیر از لوگو، سربرگ بخشی از هویت سازمان بوده، بنابراین در تمامی نامه‌های اداری باید به‌کار رود. در شروع نامه‌های اداری باید مخاطب نامه، سمت او و موضوع نوشته شود. نوشتن این بخش به واحد دبیرخانه هر سازمان کمک می‌کند تا نامه اداری را به‌درستی ارجاع دهد.
نکته مهم اینجاست که موضوع باید واضح، کوتاه و گویای محتوای نامه باشد. در نتیجه بهتر است در نوشتن موضوع از کلماتی ساده استفاده شود تا در زمان ثبت آن در دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری نیازی به خواندن کل متن نباشد.
بدنه نامه اداری
بدنه نامه‌های اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده که به شرح زیر هستند.
- مقدمه نامه: در این بخش، مقدمه‌ای کوتاه برای آمادگی ذهنی گیرنده نامه و شروع موضوع نوشته می‌شود.
- متن اصلی نامه: در این بخش از نامه باید با کلماتی ساده و جملاتی کوتاه به موضوع پرداخته و شفاف و واضح به انگیزه اصلی ارسال نامه پرداخت. عنوان موضوع که در ابتدای نامه به آن اشاره شده بود باید با متن اصلی هم‌خوانی داشته و در یک راستا باشند. بنابراین در متن اصلی باید به ارائه توضیح بیشتری در مورد موضوع پرداخت.
- نتیجه‌گیری نامه: این بخش از نامه بسیار مهم است، چون فرستنده به‌صورت مستقیم و صریح باید به کار یا عمل خاصی که گیرنده انجام دهد اشاره خواهد کرد.
نکات مهم بدنه نامه اداری
از کلمات ساده و جملات کوتاه برای انتقال مفهوم استفاده کنید.
هر چند که هیچ قانون مشخصی برای تعداد سطرها وجود ندارد، اما بهتر است نامه اداری در 3 یا 4 سطر نوشته شود. محتوای نامه بسته به موضوع می‌تواند بیشتر یا کمتر باشد.
در صورتی‌که باید به مطالب بیشتری اشاره شود، بهتر است این بخش‌ها را به پیوست ارائه کنید.
از جملات امری و دستوری استفاده نکنید حتی اگر نامه از مقامی بالاتر به یک کارمند در همان سازمان باشد. نامه اداری باید به‌شکلی متقاعدکننده نوشته شود بنابراین بهتر است از عبارت‌هایی مانند «به اطلاع می‌رساند» و «به آگاهی می‌رساند» و «به استحضار می‌رساند» استفاده کرد.
اگر در متن به نامه‌های قبلی اشاره شده، در صورت لزوم به سوابق اشاره یا نامه‌های قبلی پیوست شوند.
نامه اداری باید پاراگراف‌بندی اصولی داشته باشد تا گیرنده درک بهتری از آن پیدا کند، چون تفکیک متن به چند پاراگراف به تفکیک موضوع در ذهن خواننده کمک خواهد کرد.
بهتر است هر پاراگراف به‌تنهایی کامل باشد یا در صورت لزوم به پاراگراف بعدی پیوند بخورد تا مفهوم به‌خوبی منتقل شود.
برای مشخص شدن پاراگراف‌های اول به بعد، باید اولین سطر کمی فرورفتگی داشته باشد. به‌این‌ترتیب با یک نگاه می‌توان دیدی کلی از نامه دریافت کرد.
انتهای نامه اداری
بعد از نوشتن متن یا بدنه نامه اداری، باید بخشی را به نام و عنوان سازمانی شخص ارسال‌کننده و امضای او اختصاص داد. این بخش معمولا در سمت چپ و پایین نامه‌ها قرار می‌گیرد. البته در صورت داشتن رونوشت، باید در یک سطر به افراد دیگر اشاره کرد. منظور از رونوشت نیز اشخاص یا واحدهای سازمانی هستند که باید در جریان نامه قرار بگیرند.
استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری
شاید در گذشته از فایل Word و فکس برای ارسال نامه‌های اداری استفاده می‌شد، اما اکنون با توسعه نرم‌افزارهایی مانند نرم افزار مکاتبات اداری، کار بسیار ساده‌تر شده است. بنابراین هر سازمانی خصوصا سازمان‌های بسیار بزرگی که مکاتبات زیادی با نیروهای داخلی و با شرکت‌های دیگر دارند، نیازمند ابزاری مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری هستند که روند کارها را ساده‌تر و البته منظم‌تر می‌کند.
در این نرم‌افزار، انواع مکاتبات اداری شامل نامه‌ها، گزارش‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها و صورت‌الجلسه‌ها، تدوین، ذخیره و دسته‌بندی خواهند شد. این نرم افزار نقش بزرگی در پیش‌برد امور سازمانی داشته و حتی می‌توان ادعا کرد که بدون آن سازمان‌های بزرگ دچار مشکلاتی در مدیریت ارتباط‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی خواهند شد.
نرم افزار مکاتبات اداری مزایا و منافع بسیاری برای شرکت‌ها دارد که تنها بخشی از آنها به شرح زیر است.
- پیگیری و کنترل مکاتبات از زمان تدوین، ورود به سازمان یا خروج آن تا زمان بایگانی،
- کاهش قابل‌توجه مدت‌زمان پاسخ‌گویی به هر نامه،
- ایجاد محیطی یکپارچه برای مدیریت تمامی مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی،
- پیگیری ساده فعالیت‌های درون‌سازمانی به‌دلیل دسترسی به سیستمی یکپارچه،
- کاهش زمان انجام امور تکراری در سازمان،
- بهینه‌سازی فرایندهای اداری،
- و در نهایت مدیریت کلیه مکاتبات اداری در تمام بخش‌های سازمان و خارج از آن.
مدیریت مکاتبات اداری با نرم‌افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم
در تدوین یک نامه اداری باید نکات زیادی را در نظر داشت که بخشی از آنها در بخش‌های قبلی بررسی شدند. نامه اداری بخشی از مهم‌ترین شیوه ارتباطی درون سازمان‌ها و خارج از سازمان بوده که شیوه نوشتن آن نشان‌دهنده جایگاه برند نیز خواهد بود. نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم تمامی ویژگی‌های لازم برای مدیریت اصولی مکاتبات اداری در سازمان‌هایی با ابعاد بزرگ را دارد. از ویژگی‌های منحصربه‌فرد این نرم‌افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- سازماندهی تمام مستندات و کنترل دسترسی به آنها در زمان مناسب
- جستجوی آسان و پیشرفته جهت بازیابی سریع مکاتبات
- توزیع سریع مکاتبات به گیرنده‌ها، گردش آنها در سازمان و پاسخ‌گویی به‌موقع
- دسترسی سریع به تمامی مکاتبات، یافتن سریع نامه‌ها و سوابق نامه‌ها
- بایگانی مکاتبات اداری و مستندات سازمانی، نظم‌دهی و دسته‌بندی آنها
- یکپارچه با سایر ماژول‌های راهکاران
- قابلیت استفاده بر روی موبایل
انتهای رپرتاژ آگهی